Newsletter Utilizzo di sistemi di geolocalizzazione sui veicoli aziendali

Il crescente utilizzo di sistemi e dispositivi GPS, in ambito lavorativo, ha reso necessario disciplinarne le modalità di utilizzo in ottica di tutela del trattamento dei dati dei lavoratori in conformità al Regolamento UE 2016/679 (Regolamento) ed al D.lgs. 196/2003, novellato dal D.lgs. 101/2018. Tali strumenti vengono utilizzati dalle aziende al fine di individuare la posizione geografica dei veicoli, trattare i dati relativi ai consumi di carburante, ai chilometri progressivi percorsi, alla velocità media dei singoli veicoli, nonché a garantire la sicurezza dei dipendenti e la protezione dei beni aziendali. Tuttavia, per un corretto utilizzo di tali sistemi è necessario che il datore di lavoro (e titolare del trattamento dei dati) esegua una preliminare valutazione del cd. “bilanciamento” tra gli interessi aziendali e quelli del lavoratore. Il titolare dovrà provvedere a configurare il sistema tecnologico (attraverso il proprio fornitore) mediante misure adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento (cfr. art. 25 del Regolamento), in attuazione del principio di c.d. “privacy by default”. Per la valutazione è necessario definire, prima di tutto, se il veicolo aziendale verrà utilizzato esclusivamente per l’attività lavorativa oppure per il cd. “uso promiscuo” (lavoro/privato). In tal caso, bisognerà prevedere – in fase di implementazione del sistema - la possibilità da parte dell’utente/lavoratore di potere disattivare le funzioni di geo localizzazione del veicolo durante l’utilizzo privato. Se, all’esito della valutazione da parte del datore di lavoro, anche attraverso una valutazione d’impatto (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del Regolamento (cfr. Opinion 12/2018dell’Autorità garante dell’Unione Europea: https://edpb.europa.eu/sites/edpb/files/files/file1/2018-09-25-opinion_2018_art._64_it_sas_dpia_list_en.pdf), sussiste il bilanciamento tra gli interessi aziendali e quelli del lavoratore, potrà essere invocato il legittimo interesse come base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6 paragrafo 1, lettera f) del Regolamento. Una DPIA consente al titolare del trattamento di analizzare sistematicamente e approfonditamente come un nuovo trattamento, una nuova tecnologia, o un nuovo progetto (ovvero una modifica sostanziale ad un trattamento già in corso o l’impiego per finalità o con metodologie differenti di tecnologie già esistenti) impatteranno sui diritti e le libertà degli interessati e individuare, con un approccio privacy by design & by default, quali misure implementare per la tutela di quest’ultimi. In ogni caso, il trattamento dei dati dovrà essere eseguito dal titolare (datore di lavoro) nel pieno rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza. Il datore di lavoro dovrà informare preventivamente e adeguatamente tutti i lavoratori che utilizzeranno i veicoli aziendali, mediante un’informativa facilmente comprensibile, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento, che espliciti le caratteristiche essenziali e le modalità di utilizzo dei sistemi di geo localizzazione installati. Inoltre, sui veicoli aziendali dovranno essere apposte le vetrofanie a titolo di informativa dal contenuto sintetico (cfr. Provvedimento del Garante n. 396/2018: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9023246). DISCLAIMER La presente Newsletter ha il solo scopo di fornire informazioni di carattere generale. Di conseguenza, non costituisce un parere legale né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza legale specifica.